:: Mescla de dados [Data Mege]
Tenho recebido vários e-mails sobre com fazer a importação automática de imagens e texto a partir de uma base de dados. Existem vários plug ins que permitem conectar o InDesign a uma base de dados. Apenas utilizando o InDesign é possível, utilizando o painel Data Merge, fazer a importação e montagem de páginas a partir de um arquivo CSV exportado do Excel. É o mesmo recurso que já existia no “falecido” PageMaker e facilita muito a montagem, dependendo do trabalho, de tarefas repetitivas de diagramação. A seguir um passo-a-passo de como construir um catálogo para venda de veículos.

1. Organize um arquivo Excel em colunas. Cada coluna corresponderá aos dados dos objetos (texto ou imagem) que serão importados automaticamente para as páginas. Por exemplo:

2. Na coluna que faz referência às imagens deve estar descrito, além do nome da imagem, também a localização física no disco rígido. Note que para arquivos diagramados em PC os diretórios são separados por barras (\) e nos arquivos que são diagramados em Mac os diretórios são separados por dois pontos (:).

Caminho das imagens em um Macintosh.

Caminho das imagens em um PC.

3. Após organizar a planilha, ela deve ser salva no formato CSV (Comma delimited), onde os dados são separados apenas por vírgula.

4. Após salvar no formato CSV, deve-se acrescentar um sinal de arroba (@) na frente do nome da coluna de imagens.

5. No InDesign, abra o painel Data Merge, menu Window > Automation > Data Merge.

6. No menu do painel Data Merge, selecione a opção Select Data Source e localize o arquivo CSV gerado anteriormente.

7. Após o carregamento do arquivo CSV a paleta exibirá todos os campos (colunas) que podem ser importados para o InDesign.

8. No InDesign, crie o modelo de diagramação onde serão inseridos os dados.

Arte modelo ainda sem aplicação das tags. Note que nos campos código e preço existem duas palavras. Apenas uma delas será convertida em tag.

9. Aplique os tags na caixa de imagem e no texto. A aplicação dos tags é uma operação similar à aplicação de estilos, selecione a palavra e clique no nome da tag correspondente no painel Data Merge.

Arte modelo já com aplicação das tags. Note que nos campos código e preço apenas um das palavras foi transformada em tag. A caixa de imagem também exibe o tag .

10. Após a aplicação do tags, clique no campo Preview no painel Data Merge para verificar se a correlação dos campos está corretamente configurada.

11. Após a aplicação dos tags, configure as opções de preenchimento das páginas. Selecione no menu do painel Data Merge a opção Create Merged Document.

12. Na aba Records, marque a opção All Records para que todas as informações contidas no arquivo CSV sejam lidas. No campo Records per Document Page, selecione no menu a opção Multiple Records. Marque a opção Generate Overset Text Report with Document Creation para que seja exibido um aviso de estouro de texto caso isso ocorra em alguma caixa. Marque também Alert When Images Are Missing para exibir um alerta para as imagens que não foram encontradas.

13. Na aba Multiple Record Layout, em Margins defina as margens do documento. Os campos Layout Records e Spacing definem o espaço entre uma ocorrência e outra (cada um dos elementos – no caso anúncios de venda de carros – que serão criados na página). Em Layout of Records, determine se primeiro serão criadas as linhas (Rows First) ou as Colunas (Columns First). Em Spacing defina o espaço entre as colunas (Between Columns) e o espaço entre as linhas (Between Rows).

Esses espaços serão definidos a partir do layout que foi criado para o anúncio, portanto deve ser feito um cálculo, antes de determinar esses espaços, para saber quantos anúncios serão aplicados por página.

14. Na aba Options determine como as imagens importadas serão posicionadas nas caixas. No campo Fitting selecione a opção Fill Frames Proportionally para que as imagens preencham as caixas proporcionalmente. Marque Center In Frame para que a imagem seja centralizada e Link Images para fazer o vínculo com o arquivo. Marque Remove Blank Lines for Empty Fields para que os campos que não possuam informação sejam automaticamente removidos.

15. Clique OK para criar o documento.